취업하자마자 퇴사일기 - 3화. 신입사원의 다이어리 구매

오늘은 신입사원으로서 간과하고 있던 한 가지에 대해 이야기해보겠습니다. 바로 '다이어리의 중요성'입니다. 그래서 오늘은 신입사원의 다이어리를 주제로 이야기해보겠습니다.

 

입사하고 한 달 정도가 지났다. 처음 마음먹었던 것처럼 여러 사람을 관찰하고, 모르는 것은 질문하며 시간을 보냈다. 업무내용은 보통 회의 준비나 자료 출력, 백업 데이터 조사 등이었다. 그러던 중 내가 간과하고 있던 것 한 가지를 알게 되었다. 바로 ‘다이어리’이다.

 

같은 반 친구의 다이어리 스토리

내 경우에는 학교 다닐 때부터 다이어리보다는 포스트잇을 더 많이 사용했다. 고등학교를 다닐 때에는 해야 할 일들을 포스트잇에 적어서 매일 한 일을 정리하는 식이었다. 대학교에서는 노트북을 통해 포스트잇 앱으로 관리한 것이 유일한 차이였다. 그리고 계약직으로 일할 때에도 한 일과 해야 할 일을 구분하는 용도로 포스트잇을 사용했다. 할 일들을 모니터에 붙여두고, 다 한 일은 떼서 버리거나 별도로 노트 같은 곳에 붙여두었다. 다이어리를 들고 다니는 게 거추장스러웠던 것이 가장 큰 이유였다. 아마도 다이어리로 관리할만한 복잡한 일이 많이 없었던 것 같다. 돌이켜보면 당시까지 나의 세상은 ‘해야 할 일’과 ‘완료한 일’, 두 가지로 나눠지고 있었다.

 

시작: 신입사원의 첫 다이어리 구매

그리고 입사해서 한 달 정도를 지내다 보니, 적지 않은 사람들이 노트 형식의 다이어리를 쓰고 있었다. ‘그래, 나도 이제 내 할 일들을 체계적으로 관리해보자!’ 이런 마음으로 다이어리를 하나 구매하기로 결정했다. 

하지만 다이어리를 구매하는 것부터 큰 난관이었다. 내가 알고 있는 것보다 다이어리의 종류가 훨씬 많았다. 사이즈도 다양했고, 페이지 구성이나 용도도 다양했다. 노트 형식의 다이어리를 쓸지, 아니면 스케쥴러 형식을 사용할지를 결정하는 것도 어려웠다. '일단 쓰다 보면 어떻게든 방향이 나오겠지.'싶어서 가장 무난해 보이는 녀석으로 골랐다.(아마도 같은 부서원 중에 한 명이 쓰는 것과 외형이 비슷한 것으로 골랐던 것 같다.)

처음으로 구매한 다이어리는 한 페이지에 날짜가 있고 맞은편에 메모장이, 매월 단위의 캘린더가 있는 다이어리였다. 그리고 다이어리 맨 뒤 쪽에 약간의 메모장이 추가로 있는 상품이었다. 크기는 들고 다니기 어렵지 않도록 상대적으로 작은 사이즈로 선택했다. 그렇게 한 달 정도 매일매일 일어난 일, 내가 해야 할 일, 회의기록 등을 하기 시작하면서 몇 가지 문제가 발생했다. 아래는 내게 발생한 문제 리스트이다.

• 문제 1: 업무가 단순하지 않음 - 하나의 구두지시를 완료하기 위해 내가 할 일은 여러 가지
• 문제 2: 업무 스케쥴링 필요- 오늘 할 일, 이번 달에 할 일, 일주일 내내 할 일을 관리해야 함
• 문제 3: 히스토리 관리 필요- 시간 순서로 기록하다 보면, 업무나 회의기록을 찾기 어려움

 

문제 1. 업무가 단순하지 않음

그렇다. 생각보다 업무가 단순하지 않았다. 예를 들면, 과장님이 ‘구사원, 회의자료 좀 준비해줘요.’라고 한 마디를 했을 때, 실제로 내가 할 일은 다양했다.

구두지시	내가 할 일
회의자료 준비해주세요.	회의실 예약하기
	회의자료 복사하기
	회의용 다과 챙기기
	회의실 세팅하기

특히, 실수하지 않으려고 최대한 세부적으로 나눠 적다 보니 한 페이지 채우는 건 순식간이었다. 계약직으로 있을 때는 구두 지시 하나가 포스트잇 하나였다. 보통 그 이상을 요구하지 않았기 때문에 지시를 입체적으로 이해하고 업무를 분화할 필요가 없었다.

 

문제 2. 업무 스케쥴링 필요

그리고 내가 생각했던 것보다 기록해야 하는 정보들의 종류가 다양하고, 지속적으로 스케쥴링을 해줘야 했다. 예를 들면, 오늘 할 일, 이번 주 안에 해야 할 일, 한 달 동안 계속할 일 등을 나눠서 관리해야 했다.

 

• 오늘 업무: 당장 해야 할 회의 준비
• 금요일까지: 다음 회의 백업 데이터 조사
• 수시: 탕비실 비품 부족분 확인 및 총무팀 요청

물론 신경 써서 작성하면 관리가 불가능한 것은 아니었지만, 계속 이렇게 할 일은 아닌 것 같았다. 특히, 수시로 업무 스케쥴링을 조정하는 선배들을 보면서 언제라도 중요도에 따라 내 계획이 바뀔 수 있다는 것을 절감했다. 정해진 일만 한다면 굳이 스케쥴링의 필요까지는 없겠지만, 수시로 발생하는 다른 중요한 일을 해야 하는 식이었다. 그런 경우에는 내가 조정한 업무 기한을 다시 정리해야 하는데, 내 업무가 본격적으로 배당되면 지금 방식으로는 어려울 것 같았다.

 

문제 3. 히스토리 관리 필요

무엇보다 내가 작성한 자료들의 히스토리 관리가 어려웠다. 우리 팀은 생각보다 회의가 많은 팀이었다. 부서장 주관 회의가 있는가 하면, 실무자 차원에서 진행되는 소규모 회의도 잦았고, 수시로 고객사와의 미팅도 있었다. 처음에는 하루 일정이 있는 페이지 옆 메모장에 회의기록을 했는데, 전혀 히스토리 관리가 불가능했다. 그래서 다이어리 가장 뒤쪽에 있는 별도 메모장에 기록하기 시작했는데, 이 다이어리의 경우에는 뒤 쪽 메모장을 여분 또는 덤 정도로 생각했는지 페이지 수가 많지 않아서 얼마 지나지 않아 페이지가 부족한 상황이 발생하고 말았다. 아직 모르는 것이 많아 항상 다이어리를 들고 다니는 내 입장에서는 동일한 방식으로 지속하기 어려웠다. 특히 아직 신입일 때에는 굉장히 사소한 일정이나 세부적인 디테일을 알고 있으면 도움이 되는 경우가 많다.

팀장님: 김 과장, 그 우리 미팅 건 언제였지?
김 과장: 아, 그 미팅이요? 음...(챙겨야 할 미팅이 너무 많으면, 누구나 기억하기 어렵다.)
구사원: (다이어리를 한 번 찾아보고, 표시된 날짜 페이지를 조용히 펼친다.)

* 한참 뒤에 느낀 것이지만, 내 경우에 별도로 회의자료를 정리하지 않으면 다이어리만으로 관련 히스토리를 관리하기는 불가능하다고 결론지었다.

 

같은 반 친구가 추천하는 신입사원의 다이어리 선택법

1. 직장인의 다이어리는 회사 분위기에 따라 다르다.

다이어리를 선택하는 기준에는 여러 가지가 있겠지만, 사람이나 조건 또는 환경에 따라 다른 선택을 해야 한다. 특히 직장인이어서 회사에서 쓰기 위한 것이라면, 업무내용이나 방식에 따라 영향을 많이 받을 수 있다. 심지어 팀을 옮겼을 뿐인 데에도 업무 내용이 달라지는 경우도 있다. 업무내용이나 진행방식에 대해 이해가 쌓이면 다이어리를 선택하고, 그전까지는 가벼운 노트 형식의 다이어리를 사용하자!

 

2. 나의 정보 정리 방식에 대해 생각해볼 것

회사 분위기도 분위기지만, 사실 작성하는 ‘나’에 영향을 받는 것이 다이어리다. 우선 나 스스로의 정보 정리 방식에 대해서 생각해보자. 전반적인 다이어리의 용도와 세부적인 작성방법까지를 모두 생각해보는 것이다. 다이어리는 다이어리일 뿐이므로 참고용으로 쓰는지, 아니면 다이어리만으로도 어느 정도 업무처리가 가능할 만큼 한 공간에 담는 것을 선호하는지 등을 결정하면 된다. 세부적으로는 내용이 복잡해져도 세부적으로 업무를 구분하는지, 아니면 간결하게 적는 방식을 선호하는지 등을 생각해볼 수 있겠다.

현재의 내 경우에는, 업무 특성을 반영하여 캘린더는 전혀 쓰지 않는다. 캘린더에 들어갈만한 내용들은 대부분 반복적인 업무여서 기억할 수 있기 때문에 구글 캘린더에 알람을 맞춰놓는 정도다. 하지만 단위 업무는 빠뜨리거나 누락시키는 업무가 업도록 디테일한 내용까지 구분해서 정리한다. 이처럼 스스로의 정보 정리 방식을 리뷰해보는 것이다.

 

3. 모바일 디바이스와 하드카피를 적절히 사용한다.

내가 입사했을 때에는 아직 모바일 디바이스들을 업무에 적극 활용할 수 있는 때가 아니었다. 나만해도 구글 캘린더나 드롭박스를 쓰는 정도가 전부였다. 하지만 지금은 모바일 디바이스나 클라우드를 활용하지 않으면 상당히 비효율적인 경우가 있다. 경우에 따라 사내 보안 때문에 사내에서 모바일 디바이스를 이용할 수 있는 정도에 차이가 있을 것이다. 사내 보안에 문제가 되지 않는 선에서 적절히 혼합해서 활용해보자! 내 경우에는 다이어리 한 권으로 어디서나 업무를 볼 수 있도록 정리하는 편이었다. 그래서 다이어리를 항상 소지하고 다녔고, 그래서 꽤 거추장스러웠던 상황이었다. 하지만 지금은 아이패드 미니 하나로 모든 업무를 처리한다. 그리고 모바일 디바이스 예찬론자가 되어 많은 사람들에게 추천하고 있다.

 

결론: 다이어리는 다른 사람 말 듣지 말고, 다양한 종류를 사용해보며 필요성을 판단해보라.

간단히 요약하면, 다이어리는 사용자의 특성과 사용할 때의 환경에 따라 많은 영향을 받는다. 특히 직장인이라면 더욱 그렇다.

사용하는 빈도와 정도, 활용법 등은 각자의 환경과 특성에 따라 천차만별일 것이다. 교보문고 같은 곳에 가보면, 진열되어 있는 다이어리의 종류를 헤아릴 수 없을 정도로 많다.

다이어리의 종류

이야기했듯이 부서만 바꿔도 영향을 받는 것이 다이어리라고 생각한다. 따라서 누가 추천했다고 해서 바꾸거나, 맹신하지는 말자. 일단 가볍게 활용해보면서 위에 열거한 요소들을 생각해보면 내게 맞는 다이어리를 고를 수 있다.

 

 

오늘은 여기까지입니다.

기회를 찾아서 하드카피 다이어리의 종류나 모바일 디바이스의 활용방법에 대해서도 작성해 볼 생각입니다.

여러분께 소소하나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.

오늘 하루도 성장하는 하루 되시기를 바랍니다. 감사합니다!